Organiser un évènement

Les démarches à effectuer pour organiser un évènement

1. Réserver une salle

L’association doit contacter la mairie, afin de connaître les disponibilités et de réserver une salle.

À savoir : une gratuité par an est accordée pour les manifestations à but lucratif. Si la manifestation se déroule sur plusieurs jours, la gratuité est acquise seulement pour la première journée avec application d’un tarif égal à 50% du plein tarif pour les jours suivants (délibération n°285/2018).

2. Remplir le formulaire de demande d’autorisation unique

Le formulaire rassemble tous les besoins potentiels que peut avoir une association organisant un évènement. Il est disponible auprès des accueils des mairies déléguées et peut être transmis par courrier ou courriel. Il doit être déposé en mairie dûment rempli au maximum 2 mois avant la manifestation.

Le matériel

La commune de Vallons-de-l’Erdre met à disposition des associations du matériel (bancs, barrières, panneaux de signalisation, gobelets…). Afin de pouvoir y prétendre, l’association doit remplir les pages 2 et 3 du formulaire de demande d’autorisation unique en indiquant les quantités souhaitées.

Les gobelets

Des gobelets réutilisables sont mis à disposition des associations. En plus de le notifier sur le formulaire, une convention de prêt sera établie entre l’association et la commune.

Les débits de boissons temporaires

Afin de pouvoir vendre des boissons alcoolisées, l’association doit effectuer une demande de débit de boissons en remplissant la partie 1A du formulaire.
À savoir : une association ne peut formuler une autorisation que pour un certain nombre d’événements par an :
• 5 fois par an pour les associations organisant des événements ;
• 10 fois par an pour les associations sportives agréées par le ministère des sports souhaitant mettre en place une buvette au sein d’une enceinte sportive.

La déclaration préalable d’une manifestation sur la voie publique

L’association doit demander l’autorisation à la mairie pour occuper le domaine public. Pour ce faire, elle doit remplir la partie 1C du formulaire.

3. S’acquitter des droits d’auteur

Pour diffuser de la musique durant la manifestation, l’association doit demander une autorisation auprès de la SACEM. Pour cela, elle doit remplir un formulaire en ligne sur le site de la SACEM au terme duquel il lui sera demandé de payer des droits d’auteur.

4. Déclarer son évènement en préfecture

Un feu d’artifice

L’association doit déclarer un spectacle pyrotechnique au moins 1 mois avant sa réalisation à la mairie et à la préfecture. Pour cela, elle doit remplir le formulaire Cerfa de déclaration de spectacle pyrotechnique et joindre les pièces justificatives demandées. Plus d’informations sur le site de la préfecture

Un lâcher de ballons ou de lanternes

L’association doit déclarer un lâcher de ballons ou de lanternes à la Préfecture à l’aide des formulaires disponibles sur le site de la préfecture.

La sécurité

Une commission de sécurité doit être saisie :

  • si l’association procède à des aménagements ou installations provisoires d’accueil du public en intérieur comme en extérieur ;
  • si l’association accueille plus de 1 500 personnes dans des lieux ou des locaux non prévus à cet effet ou dans des conditions non habituelles (modification de l’usage d’un bâtiment).

L’association, en concertation avec la commune doit adresser un dossier descriptif des aménagements et installations au Maire de la commune au plus tard 3 mois avant la manifestation. Ce dossier doit également être transmis à la Préfecture qui émettra un avis.

Un dispositif de secours est obligatoire pour les manifestations réunissant plus de 1 500 personnes. Plusieurs structures sont habilitées pour sa mise en place : la Croix Rouge, la Protection civile…

5. Organiser une vente au déballage

Les brocantes, vide-greniers, bourses aux livres, etc. se regroupent sous le terme générique de vente au déballage.

L’organisateur doit déposer une demande d’autorisation préalable auprès de la mairie au moins 3 mois avant la manifestation. L’association a l’obligation de tenir un registre permettant l’identification de tous les vendeurs. Ce registre doit être coté et paraphé par le Maire. Lors de la manifestation, il doit être à la disposition de toute autorité compétente. À l’issue de la manifestation et au plus tard dans les 8 jours qui suivent, le registre doit être déposé à la Sous-Préfecture du lieu de la vente au déballage.

6. Demander un bac pour la gestion des déchets

L’association doit faire la demande auprès de la COMPA en remplissant le formulaire intitulé «Demande de mise à disposition de bacs pour manifestation ponctuelle ou activité saisonnière». Des exemplaires sont disponibles en mairie.

7. Communiquer sur son évènement

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